Spesenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung besteht in der Regel aus mehreren Bausteinen. Nach einer Dienstreise können die meisten Kosten geltend gemacht und abgerechnet werden. Welche Aufwendungen das genau sind bzw. sein können, zeigt die nachfolgende Aufstellung:

  • Fahrkosten (mit dem eigenen PKW, Bahn, Bus, Flugzeug, Taxi etc.)
  • Übernachtungskosten (Hotel, Pension, Hostel, Ferienwohnung etc.)
  • Verpflegungsmehraufwand (Essen, Getränke, Snacks etc.)
  • Sonstige Kosten (wie z.B. Parken, Internet, Toilettengebühren etc.)

Der Verpflegungsmehraufwand und auch die sonstigen Reisekosten werden umgangssprachlich auch als Spesen bezeichnet. Diese Kosten geltend zu machen, wird daher im Volksmund auch gern als Spesenabrechnung bezeichnet.

 

Was gehört in die Spesenabrechnung?

Die Spesenabrechnung kann in Form einer Tagespauschale abgerechnet werden oder auch nach den tatsächlich entstandenen Kosten. Wer die tatsächlichen Kosten geltend machen möchte, der muss offizielle Belege, wie z.B. Quittungen und Rechnungen, mit der Reisekostenabrechnung bzw. Spesenabrechnung vorlegen und einreichen.

Wer bei der Reisekostenabrechnung für den Verpflegungsmehraufwand bzw. für die Spesen die Pauschale nutzen möchte, der muss darauf achten, in welches Land die Dienstreise erfolgt ist. Denn die Höhe der Spesenabrechnungs-Pauschale entscheidet sich je nach Aufenthaltsdauer/Abwesenheit und Dienstreiseland.

Eine Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand kann grundsätzlich ab einer Abwesenheit von 8 Stunden geltend gemacht werden. In Deutschland wird diese mit 12 Euro abgerechnet. Für das Ausland gelten andere, höhere Abrechnungsbeträge.

Ab einer Abwesenheit von 24 Stunden erhöht sich die Spesen-Pauschale. In Deutschland beträgt die abzurechnende Summe 24 Euro. Doch Achtung: Auch dieser Betrag erhöht sich mit einem dienstlichen Aufenthalt im Ausland.

Die aktuell gültigen Spesenabrechnungs-Pauschalen können Dienstreisende einer Ländertabelle entnehmen. Auch Finanzämter und Steuerberater können zu den aktuellen Spesensätzen Auskunft geben.

 

Wie kann die Spesenabrechnung erfolgen?

Für die Reiskostenabrechnung oder eben auch Spesenabrechnung stellen viele Unternehmen vorgefertigte Formulare zur Verfügung. Diese müssen dann einfach ausgefüllt werden und teilweise durch Quittungen und Rechnungen belegt werden. Es sei denn, der Dienstreisende greift auf die entsprechenden Pauschalen zur Spesenabrechnung zurück.

Für die korrekte Abrechnung werden durch Unternehmen, Steuerberater, in entsprechender Fachlektüre oder auch im Internet verschiedene Tools zur Hilfe angeboten wie Reisekostenabrechnungs-Tabellen, Rechenbeispiele, Reisekostenrechner und Beispiele/Muster zur Spesenabrechnung.

Mehr Informationen zum Thema Reisekosten Abrechnung finden sie hier auf den folgenden Seiten.