Reisekostenabrechnung Pauschalen

Wer für sein Unternehmen viel auf Dienstreisen unterwegs ist, der hat die Möglichkeit eine Reisekostenabrechnung aufzustellen, um so die entstandenen Kosten geltend zu machen. In eine Reisekostenabrechnung werden dann die jeweiligen Summen aufgelistet und zusammengerechnet und durch die offiziellen Belege (z.B. Rechnungen und Quittungen) belegt. Es werden in der Regel also die tatsächlich entstandenen Kosten und Aufwendungen gegengerechnet.

Es ist aber auch möglich, einige Kosten durch das Nutzen einer gültigen Pauschale, gegenzurechnen. Das gilt besonders für den Verpflegungsmehraufwand oder auch die entstanden Fahrtkosten mit z.B. einem eigenen Fahrzeug.

 

Reisekostenabrechnung Pauschalen: Kilometerpauschalen

Beispielsweise wird für die Fahrt mit dem eigenen PKW ein pauschaler Kilometerwert angesetzt. Dieser beträgt 0,30 Euro pro Kilometer. Sogar für Fahrten mit einem Motorrad oder Fahrrad kann ein pauschaler Betrag angesetzt werden. Die Höhe dieser pauschalen Kilometer-Reisekostenabrechnung richtet sich nach dem genutzten Fahrzeug:

  • PKW 0,30 Euro pro Kilometer
  • Motorräder 0,13 Euro pro Kilometer
  • Motorroller 0,13 Euro pro Kilometer
  • Fahrrad 0,05 Euro pro Kilometer

Interessant ist dabei, dass die Pauschalen für unsere österreichischen Nachbarn insgesamt anders bewertet und abgerechnet werden. Nachfolgend die Werte der Reiseabrechnung Österreich:

  • PKW 0,42 Euro pro Kilometer
  • Motorrad 0,24 Euro pro Kilometer
  • Motorroller 0,24 Euro pro Kilometer
  • E-Bike 0,38 Euro pro Kilometer
  • Fahrrad 0,38 Euro pro Kilometer
  • Zu Fuß 0,38 Euro pro Kilometer

*Stand 2015: Werte Reisekostenabrechnung

Diese Kilometerpauschalen können sowohl von Angestellten als auch selbständigen und freiberuflich arbeitenden Personen angesetzt werden. Doch gerade selbständige Personen, die wirklich viel mit dem eigenen PKW fahren, sollten bei der Aufstellung der Reisekostenabrechnung die Kilometeranzahl im Auge behalten. Denn sind mehr als 50 Prozent der Fahrten betrieblich, so gehört das Auto automatisch zum Betriebsvermögen und es können nur noch die tatsächlich entstanden Kosten angerechnet werden. Diese müssen durch offizielle Belege nachgewiesen werden.

 

Reisekostenabrechnung Pauschalen: Verpflegungsmehraufwand

Auch für die Verpflegung entstehen wären einer Dienstreise Mehrkosten. Diese können entweder als tatsächlicher Aufwand gegengerechnet werden oder aber auch als Pauschale abgerechnet werden.

Viele Unternehmen überlassen den dienstreisenden Mitarbeitern, wie hier abgerechnet werden soll. Hier kann es sich für den Mitarbeiter lohnen, eine kleine Rechnung aufzustellen. Gerade für Mitarbeiter, die viel im Ausland unterwegs sind, ist es oft interessant einen Blick auf die „Reisekostenabrechnung Ausland“ zu werfen. Denn die Reisekostenabrechnung Pauschalen sind hier oft sehr hoch angesetzt.

  • Pauschale Verpflegungsmehraufwand Deutschland: Ab 8 Stunden Abwesenheit = 12 Euro
  • Pauschale Verpflegungsmehraufwand Deutschland: Ab 24 Stunden Abwesenheit = 24 Euro
  • Pauschale Verpflegungsmehraufwand Deutschland: Übernachtung = 20 Euro

 

Eine Muster Reisekostenabrechnung verdeutlicht, wie die einzelnen Verpflegungsmehraufwand-Pauschalen angesetzt werden können:

  • Tag 1 – Start Dienstreise (mit Übernachtung) 10 Uhr = Abwesenheit an diesem Tag mehr als 8 Stunden; anzusetzende Reisekostenabrechnung Pauschale 12 Euro
  • Tag 2 – verschiedene Kundentermine und erneute Übernachtung während der Dienstreise = Abwesenheit an diesem Tag mehr als 24 Stunden; anzusetzende Reiskostenabrechnung Pauschale 24 Euro
  • Tag 3 – verschiedene Kundentermine und Rückreise zum Heimatort (Ankunft gegen 18 Uhr) = Abwesenheit an diesem Tag mehr als 8 Stunden; anzusetzende Reisekostenabrechnung Pauschale 12 Euro.
  • Gesamt können für diese Dienstreise 48.- Euro als Reisekostenabrechnung Pauschalen angesetzt werden.

Werden keine Pauschalen abgerechnet bzw. zur Reisekostenabrechnung genutzt, sondern die tatsächlich entstanden Kosten verwendet, so ist es wichtig, die offiziellen Belege (Quittungen und Rechnungen) anzufügen.

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