Reisekostenabrechnung Formular

Um Reisekosten auflisten und abzurechnen gibt es in den Firmen oft unterschiedliche Formulare. Doch entsprechende Formulare zur Reisekostenabrechnung kann man sich auch in wenigen Schritten selber am eigenen Computer oder Laptop erstellen.

Es gibt außerdem unterschiedlich Möglichkeiten die Reisetätigkeiten zu erfassen und an- und abzurechnen.

 

Reisekostenabrechnung Formular: Fahrtenbuch

Fallen z.B. nur Fahrtkosten an, so kann es sinnvoll sein, ein Fahrtenbuch zu führen – z.B. in Form einer Tabelle oder aber auch als klassisches Fahrtenbuch. Solche Fahrtenbücher können in der Regel im Fachhandel für Bürobedarf oder Schreibwarengeschäft gekauft werden.

Um die Fahrten nachzuvollziehen, werden kann die jeweiligen Kilometer eingetragen und zusätzlich werden die Zieladressen hinzugefügt, so dass später bei Bedarf eine Kontrolle möglich ist.

 

Reisekostenabrechnung Formular: Verpflegungsmehraufwand

Die Reisekostenabrechnung wird nach unterschiedlichen Dienstreise-Kategorien gegliedert. Neben dem Fahrtenbuch oder aber den Übernachtungskosten können auch Spesen und ein Verpflegungsmehraufwand an- und abgerechnet werden.

Zur Vereinfachung der Abrechnung empfiehlt sich ein Formular um den Verpflegungsmehraufwand zu dokumentieren. Es kann ein Vordruck genutzt werden oder aber der Dienstreisende kann selber eine einfache Tabelle für die Angaben führen. Da die Spesen sich nach der Dauer und auch nach dem Dienstreiseland richten, sollten folgende Angaben zur Abrechnung angegeben werden:

  • Startzeit der Dienstreise
  • Ende der Dienstreise
  • Zielort der Dienstreise
  • Anlass der Dienstreise

Der Mitarbeiter hat in der Regel die Möglichkeit, sich die tatsächlich entstandenen Kosten erstatten zu lassen oder aber auf eine Pauschale zurückzugreifen. Wenn der Mitarbeiter je nach Dienstreise und auch Reiseland sich individuell zwischen tatsächlicher Kostenerstattung und/oder Pauschale entscheiden kann, sollte auch dazu ein Vermerk im Formular getätigt werden.

 

Reiskostenabrechnung: Formular Dienstreise

 Für die Abrechnung einer Dienstreise stellen die Unternehmen in der Regel ein umfangreiches Formular zur Verfügung. Hier können die Daten dann gezielt eingetragen werden. Die Abrechnung erfolgt dann nach Abgabe des Formulars inklusive der abzurechnenden Belege.

Oft erstellen Unternehmen diese Formulare individuell nach dem eigenen Bedarf, doch es gibt auch Vordrucke die im Fachhandel käuflich erworben werden können.

Um ein Formular individuell zu erstellen, sollte sich der Arbeitnehmer oder aber auch das Unternehmen im Vorwege Gedanken darüber machen, welche Angaben unbedingt benötigt werden um die Abrechnung umfassend und klar durchführen zu können. Neben dem Namen, der entstandenen Kosten und dem Reiszweck sollte in einem solchen Formular zum Beispiel unbedingt aufgelistet sein, in welchem Zeitraum die Reise statt gefunden hat, welches Land bereist wurde und natürlich auch welche sonstigen Gebühren zu welchem Anlass angefallen sind.

Für Reisenebenkosten sollte ebenfalls eine Möglichkeit zur Auflistung und Eintragung vorhanden sein.

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