Reisekosten

Unter dem Begriff Reisekosten versteht man fast alle entstandenen Kosten, die während einer dienstlichen Reise anfallen können. Unter einer Dienstreise versteht man einen beruflichen Aufenthalt bzw. eine beruflich notwendige Tour. Für eine beruflich notwendige Reise ist kein Limit festgelegt. Sie kann sowohl über einen Tag, als auch über einen längeren Zeitraum stattfinden.

 

Während einer Dienstreise können folgende Reisekosten-Positionen anfallen:

  • Übernachtungskosten
  • Fahrtkosten / Beförderungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Sonstige Reisekosten

 

Reisekosten: Übernachtungskosten

Wer auf einer Dienstreise ist und im Rahmen dieser Reise eine oder mehrere Übernachtungen tätigt, der kann nach der Dienstreise mit der Reisekostenabrechnung die entstandenen Aufwendungen abrechnen. Für Übernachtungen kann der Dienstreisende, zur Abrechnung, entweder eine Pauschale nutzen oder aber die tatsächlichen Kosten gegenrechnen. Eine Übernachtung kann sowohl in einem Hotel, einer Pension, einer Ferienwohnung, Motel oder anderen Übernachtungsherberge statt finden. Wichtig ist aber, wenn die tatsächlich entstandenen Kosten abgerechnet werden sollen, muss ein offizieller Beleg mit der Reisekostenabrechnung vorgelegt werden.

 

Reiskosten: Fahrtkosten / Beförderungskosten

Fahrtkosten während einer Dienstreise können auf verschiedene Art und Weise anfallen. Eine Dienstfahrt kann mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus und Bahn absolviert werden und auch Taxifahrten gehören in diese Kategorie. Auch ein Flugticket oder eine Fährfahrt gehören in diese Kostengruppe. Wer mit dem eigenen Auto oder aber einem anderen privaten Beförderungsmittel die Dienstreise vollzieht, der kann zur Abrechnung auch eine Pauschale nutzen. Diese liegt bei 0,30 Euro pro tatsächlich gefahrenen Kilometer. Greift der Dienstreisende allerdings auf die Abrechnung der tatsächlichen Kosten zurück, die z.B. durch den Kauf eines Flug- oder Bahntickets entstanden sind, dann muss ein offizieller Beleg (eine Quittung oder Rechnung) vorgelegt und mit der Reisekostenabrechnung eingereicht werden.

 

Reisekosten: Verpflegungsmehraufwand

Bei dem Verpflegungsmehraufwand handelt es sich um die Kosten, die für Essen und Trinken, während einer Dienstreise entstehen. Nach der Dienstreise können die tatsächlich entstandenen Aufwendungen z.B. durch Vorlage von Restaurant-Quittungen/Rechnungen, mit der Reisekostenabrechnung, abgerechnet werden.

Doch auch beim Verpflegungsmehraufwand kann eine Pauschale genutzt werden. Die Pauschale richtet sich nach dem Reiseland und der Reisedauer.

 

Reisekosten: Sonstige Reisekosten

Übernachtungskosten, Fahrtkosten und den Verpflegungsmehraufwand haben wir bereits genau unter die Lupe genommen und hier erklärt. Bleibt noch die Position der „Sonstigen Reisekosten“ – doch was genau ist unter dieser Zusammenfassung zu verstehen?

  • Aufwendungen für einen Parkplatz oder Parken im Parkhaus
  • Telefonkosten im Hotel
  • Kosten für Internetanschluss im Hotel
  • Kosten für Faxversand
  • Mautgebühren / Autobahngebühren
  • Kreditkartengebühren z.B. bei Zahlung der Hotelübernachtung
  • Kosten für Gepäckaufbewahrung / Gepäckbeförderung

 

Abrechnung der Reisekosten

Um die Reisekosten abzurechnen nutzen Dienstreisende in der Regel ein Formular. Zur Hilfestellung, z.B. zur Findung der einzelnen Pauschalen für Inlands- aber auch Auslands-Dienstreisen, stehen Tabellen, Listen und Fachlektüre zur Verfügung.

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