Was ist bei der Reisekostenabrechnung zu beachten

Wer auf eine Dienstreise geht, der muss nach der Reise eine Reisekostenabrechnung anfertigen, um die entstandenen Kosten erstattet zu bekommen. Bei einer Reisekostenabrechnung ist aber einiges zu beachten, damit die Abrechnung auch korrekt vorgenommen wird.

Um dem Dienstreisenden die Auflistung und Abrechnung zu erleichtern bieten viele Unternehmen Reisekostenabrechnung Muster und Formulare an. Doch auch online oder in der entsprechenden Fachlektüre wird darauf hingewiesen, was bei der Reisekostenabrechnung zu beachten ist.

Reisekostenabrechnung für das In-/Ausland anfordern

Hier können Sie unsere Reisekostenformulare für das Inland und Ausland anfordern. Es werden alle Eventualitäten berücksichtigt. Fordern Sie einfach den Downloadlink per E-Mail an, laden Sie die Formulare herunter. Sie können dann Ihre Eingaben direkt im Formular vornehmen, speichern und ausdrucken. Lediglich die Anmeldung an unserem Newsletter ist erforderlich.

Bei Reisekostenabrechnung zu beachten: Original Belege oder Pauschalen?

In der Regel hat der Dienstreisende die Möglichkeit die Reisekostenabrechnung mit den Original Belegen (Quittungen und Rechnungen) vorzunehmen oder für einige Positionen auch eine Pauschale zu nutzen.

Pauschalen sind vorgesehen für die Berechnung der Fahrtkosten, für die Übernachtungsaufwendungen und für den Verpflegungsmehraufwand. Zu beachten ist bei der Reisekostenabrechnung durch eine Pauschale, dass die Abrechnung nicht doppelt erfolgen darf bzw. Quittungen und Rechnungen zum Teil gegengerechnet werden müssen.

Das bedeutet z.B. übernachtet ein Dienstreisender im Hotel und reicht die Quittung (ausgestellt mit Übernachtung und Frühstück) mit der Reiskostenabrechnung ein, gibt aber zusätzlich die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand (in Deutschland pro 24 Stunden Abwesenheit 28 Euro, Abwesenheit ab 8 Stunden bis 24 Stunden 14 Euro) an, so muss der Betrag für das Frühstück von der Pauschale abgezogen werden.

Reisekostenabrechnung Muster – Verpflegungsmehraufwand:

Rechnung Hotelübernachtung inkl. Frühstück (100.- Euro = 95.- Euro Übernachtung; 5 Euro Frühstück)
Angabe der Pauschale „Verpflegungsmehraufwand“ für eine Abwesenheit von 24 Stunden = 28 Euro
Die 5 Euro für das Frühstück müssen nun von den 28 Euro abgezogen werden.
Restlicher Auszahlungsbetrag 23 Euro

Doch Achtung bei einer Reisekostenabrechnung anhand von Pauschalbeträgen. Denn bei der Reisekostenabrechnung ist zu beachten, dass die Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland unterschiedlich hoch ausfallen.

Auch für die Fahrt mit dem eigenen Fahrzeug gibt der Gesetzgeber eine Pauschale vor. Doch auch hier Achtung: Denn die Höhe der Kilometerpauschale kommt auf das Fahrzeug an.

Kilometerpauschalen (Deutschland) nach Art des Fahrzeuges:

PKW 0,30 Euro pro Kilometer
Motorrad 0,20 Euro pro Kilometer
Moped 0,20 Euro pro Kilometer

Während bei der Pendlerpauschale immer nur eine Wegstrecke berechnet werden darf, werden für eine Dienstreise alle gefahrenen Kilometer angegeben. Zu beachten ist also, dass sowohl die Strecke „Hin“ als auch „Zurück“ mit der Reisekostenabrechnung aufgeführt wird.

Reisekostenabrechnung Muster – Fahrtkosten mit dem eigenen PKW:

Dienstreise von Hamburg nach Berlin; weiter nach Dresden und zurück nach Hamburg
Gefahrene Kilometer Hamburg – Berlin = 288 Kilometer
Gefahrene Kilometer Berlin – Dresden = 192 Kilometer
Gefahrene Kilometer Dresden – Hamburg = 476 Kilometer
Gesamt gefahrene Kilometer = 956 Kilometer x 0,30 Euro (gültige Kilometerpauschale)
Gesamtbetrag = 286,80 Euro

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